Dans le précédent article, on se demandait si la déduction des frais réels était toujours intéressante pour le contribuable. Il existe bien entendu de nombreux cas où la déduction des frais réels est favorable aux salariés. Dès lors, il me semble utile de rappeler dans cet article les règles qui encadrent ce dispositif. Ces règles, synthétisées du BOI-RSA-30-50-10 et suivants, sont de deux ordres : celles relatives à la déduction des frais professionnels (donc communes à la déduction forfaitaire de 10%) (I), et celles plus spécifiques à la déduction des frais réels (II).
I Les règles relatives à la déduction des frais professionnels
La déduction des frais professionnels n’est possible que si les quatre conditions cumulatives ci-dessous sont respectées :
- être effectuées en vue de l’acquisition ou de la conservation d’un revenu imposable, ce qui exclut les dépenses personnelles, celles générées pour l’obtention d’un capital ou d’un revenu exonéré, et celles engagées pour une activité non rémunérée
- être nécessitées par l’exercice d’une profession dont les résultats sont taxables dans la catégorie des traitements et salaires, ce qui inclut les allocations chômage (Pôle Emploi) ou encore les indemnités journalières de maladie imposables, versées par les caisses sociales (Sécurité Sociale, MSA)
- avoir été payées l’année de l’imposition (à voir toutefois de futurs articles sur la dépréciation de biens personnels)
- pouvoir donner lieu à justification.
L’avantage de la déduction forfaitaire de 10% réside dans le fait que ces quatre conditions sont présumées remplies par les salariés.
II Les règles spécifiques à la déduction des frais réels
Si la déduction des frais réels doit répondre aux conditions précédentes, elle est également encadrée par deux règles supplémentaires :
- toutes les indemnités pour frais professionnels (le remboursement de frais comme la prise en charge des frais de trajet domicile-travail, les indemnités forfaitaires, les allocations en nature, notamment l’avantage procuré par la mise à disposition d’une voiture) doivent être ajoutées au salaire imposable sur la déclaration. Cette règle paraît logique… Le législateur limite la portée de la déduction de frais réels lorsqu’ils sont en réalité pris en charge pour partie ou totalement par l’employeur
- en lien avec l’obligation de justification, s’ajoute celle de conservation des pièces venant à l’appui de l’option de la déduction des frais réels ; ainsi, les justificatifs doivent être conservés pendant trois ans. A propos de la qualité de ces pièces, j’ajoute que si l’administration n’attend pas du salarié qu’il tienne une comptabilité, ce dernier ne peut pas s’exonérer de justifier ses frais, par tous moyens de preuve, pour préférer par exemple calculer ses frais avec un pourcentage forfaitaire appliqué à son salaire. De même, plus la dépense est exceptionnelle et disproportionnée avec l’activité salariée déployée, plus la justification sera attendue.
Conclusion
De ce qui précède, faisons un petit exercice ! Est-ce que ces dépenses peuvent être prises en compte dans la déduction des frais réels ?
| type de dépenses | Oui / Non | Pourquoi ? |
| dépenses de personnel de maison | Non | dépenses personnelles |
| amendes pénales | Non | dépenses personnelles |
| frais de garde de jeunes enfants | Non | dépenses personnelles |
| frais exposés dans l’exercice d’une activité syndicale non rémunérée | Non | activité non rémunérée |
| dépenses engagées pour obtenir des indemnités de licenciement ayant le caractère de dommages-intérêts | Non | dépenses pour l’obtention d’un capital |
| frais liés à l’utilisation d’une voiture alors qu’un abonnement à un transport en commun est plus économique | Oui | Aucune règle ne prévoit une limitation au coût le plus économique |
Ces règles désormais synthétisées, d’autres articles sont à venir pour détailler les frais déductibles.