Il vous semble que la totalité de vos frais professionnels n’est pas couverte entièrement par la déduction forfaitaire de 10%. Vous décidez donc de déterminer vos frais réels. Dans cet article, nous allons parler des frais supplémentaires de nourriture, que l’on entend communément par des frais supplémentaires de repas pris en dehors du domicile. Le BOI-RSA-BASE-30-50-30-20 paragraphe 550 détaille la législation en la matière et nous le reproduisons intégralement ci-dessous. Nous en proposerons la synthèse dans un tableau à la fin de cet article.
Les frais de nourriture constituent une dépense d’ordre personnel qui ne peut pas, en principe, être admise en déduction pour l’assiette de l’impôt sur le revenu.Toutefois, les dépenses supplémentaires supportées par le salarié qui ne peut retourner prendre ses repas à son foyer en raison de ses horaires de travail ou de l’éloignement de son lieu de travail, ont le caractère de frais professionnels. Si le salarié opte pour la prise en compte de ces frais pour leur montant réel, il doit justifier de sa situation auprès du service des impôts et fournir tous les éléments d’information sur la réalité, l’importance et le caractère professionnel de la dépense supplémentaire effectivement supportée. Pour calculer la dépense supplémentaire, il est admis que la valeur du repas pris au foyer soit évaluée suivant les règles retenues pour l’appréciation des avantages en nature :
– lorsque le salarié est en mesure de justifier de ses frais de repas (restaurant, restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité) le montant déductible est égal à la différence entre le prix du repas payé et la valeur du repas pris à domicile, laquelle est égale au montant retenu pour l’évaluation des avantages en nature ;
– lorsque le salarié ne peut pas justifier avec suffisamment de précision de ses frais de repas (absence d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité ou raisons liées à l’exercice de sa profession) la dépense supplémentaire déductible est égale au montant retenu pour l’évaluation des avantages en nature, cette somme étant diminuée, le cas échéant, de la participation de l’employeur à l’acquisition de titres-restaurant.
Remarque : Les montants relatifs à l’évaluation de l’avantage en nature repas sont indiqués dans le BOI-BAREME-000014 (cas général).
L’application de ces évaluations forfaitaires ne dispense pas le salarié de faire la preuve, par tous moyens, qu’il supporte effectivement des frais supplémentaires de repas.
RES N° 2010/43 (FP) du 6 juillet 2010 : frais supplémentaires de repas supportés pendant leur pause méridienne par les salariés qui optent pour la déduction de leurs frais professionnels pour leur montant réel et justifié. Modalités de déduction en présence d’une cantine sur le lieu de travail.
Question : Quel est le régime fiscal des frais supplémentaires de repas supportés pendant leur pause méridienne par les salariés qui optent pour le régime des frais réels et justifiés et qui, pour des raisons personnelles, ne fréquentent pas la « cantine » accessible sur leur lieu de travail ou à proximité ?
Réponse : 1. Les frais de repas des salariés constituent en principe des dépenses d’ordre personnel non déductibles. Toutefois, les salariés qui optent pour le régime des frais réels et justifiés et qui, en raison de l’éloignement de leur lieu de travail ou de leurs horaires de travail, ne peuvent prendre leur repas à leur domicile peuvent déduire la dépense supplémentaire qu’ils supportent par rapport au coût du repas pris au foyer. Ils doivent cependant être en mesure d’établir la réalité et le montant de ces frais.
2. L’existence de frais supplémentaires de repas pendant la pause méridienne est cependant présumée lorsque le salarié n’a pas accès à une restauration collective ou ne peut s’y rendre pour des raisons inhérentes à sa profession. Le montant de la dépense peut alors être évalué forfaitairement.
3. Le salarié qui ne peut pas rentrer chez lui et qui déjeune au restaurant d’entreprise peut déduire la différence entre le prix payé pour son repas et la valeur d’un repas pris au foyer évaluée forfaitairement (4,35 € pour l’imposition des revenus de 2010 ; NDLR : 4,90 € pour 2020, 4,95 € pour 2021 et 5 € pour 2022). Le service peut, le cas échéant, demander au salarié de justifier qu’il fréquente effectivement la cantine.
4. Lorsque le salarié qui ne peut prendre ses repas chez lui dispose d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité mais n’y déjeune pas pour des raisons personnelles, l’existence de dépenses supplémentaires de repas n’est pas exclue mais ne peut être présumée. Dès lors, sous réserve de justifier de la réalité de ces dépenses et de leur montant, le salarié peut déduire le montant de la dépense supplémentaire de repas qu’il supporte, plafonnée au coût d’un repas pris à la cantine diminué de la valeur du repas pris au foyer évaluée forfaitairement.En effet, l’excédent de prix payé au restaurant par rapport au prix payé à la cantine résulte d’un choix d’ordre privé et la dépense supplémentaire correspondante ne peut alors être considérée comme présentant un caractère professionnel.
BOI-RSA-BASE-30-50-30-20 paragraphe 550
Comment synthétiser la doctrine de l’administration ? Il y a en réalité deux cas bien précis : le salarié bénéficie-t-il de la présence d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité, ou non ? Selon la réponse, on peut proposer le tableau suivant :
| Justificatifs complets précis OUI / NON | restauration collective : OUI | restauration collective : NON |
| OUI | déduction du montant des frais supplémentaires = le prix du repas payé “à la cantine” – la valeur du repas pris au foyer (évalué à 4,90 € pour 2020, à 4,95 € pour 2021, à 5 € en 2022 et à 5,20 € en 2023) La somme obtenue est diminuée de la participation de l’employeur à l’acquisition de titres-restaurant | déduction du montant des frais supplémentaires = le prix du repas payé – la valeur du repas pris au foyer (évalué à 4,90 € en 2020, à 4,95 € en 2021, à 5 € en 2022 et à 5,20 € en 2023) |
| NON | frais supplémentaires non pris en compte car non justifiées | l’existence de frais supplémentaires de repas est présumée => ils sont évalués à 4,90 € par repas en 2020, 4,95 € en 2021, 5 € en 2022 et 5,20 € en 2023 |
| OUI mais choix personnel… | …de ne pas y déjeuner la déduction du montant des frais supplémentaires est plafonnée = le prix du repas normalement payé “à la cantine” – la valeur du repas pris au foyer (évalué à 4,90 € pour 2020, 4,95 € pour 2021,5 € pour 2022 et 5,20 € pour 2023) | Non concerné |
Il y a donc une organisation à trouver pour conserver tous les justificatifs. Cependant, le plus gros travail consiste à calculer les frais supplémentaires jour par jour ; une solution serait peut-être de les calculer dans un tableur à chaque fin de mois de N, afin d’avoir un printemps N+1 moins stressant.